È Semplice ed efficace pianificare la tua settimana con questo metodo che ora ti propongo!

“Ci sono tre qualità che ogni individuo deve avere per raggiungere il successo:
la pazienza di un monaco, il coraggio di un guerriero, l’immaginazione di un bambino”.
– Sharad Vivek Sagar –

Corri tutto il giorno, fai mille cose, ma alla resa dei conti tralasci le cose più importanti.

O forse fai solo cose doverose e non hai tempo da dedicare a te stessa e alle cose che ti piacciono…

Se ti ritrovi in questa situazione hai bisogno di utilizzare anche tu, come me, una “to do ST list” ovvero un metodo pensato per ordinare le cose da fare, per organizzare bene il tuo tempo e poter essere orgogliosa del lavoro svolto per non arrivare a fine giornata con un organismo sovraccaricato e tantissimo stress.

Lo sappiamo! Noi donne abbiamo un senso dell’organizzazione da fare invidia, ma organizzare tutta la nostra vita o anche la famiglia attraverso una chiara lista di cose da fare ci aiuterà ad agire consapevolmente e non ti farà perdere tempo seguendo attività superflue, che non siano presenti sulla lista, come parlare al telefono, controllare le notifiche del cellulare, navigare su internet a vuoto…

Ci sono tantissime situazioni che creano quei fattori esterni imprevedibili ma grazie a questo metodo, vedrai che diverranno prevedibili ovvero GESTIBILI

Concentrandoti su ciò che devi fare, nel momento in cui tu hai stabilito di farlo, ti permetterà di aumentare la tua produttività e, come ti accennavo, di ottenere quindi più tempo libero da dedicare a te stessa, alla tua famiglia, agli hobby o, più semplicemente, al meritato relax.

Sono anni che creo to do list, sia quando nel precedente lavoro mi dovevo districare in molti compiti (ormai si richiede a tutti di essere multitasking) e senza una to do list avrei potuto commettere errori, arrivando anche un po’ esaurita nei periodi di alta stagione; nella mia vita privata, verso i miei hobby, impegni, gestione della casa e tanto altro.

Per questo ho pensato di scrivere questo articolo perché grazie al mio metodo to do list ho potuto davvero ottenere grandi risultati e un maggior benessere psicofisico. Tagliamo corto, voglio condividerlo con te!

L’importanza della TO DO ST LIST

  1. È un punto di partenza per gestire in modo ottimale il tempo e dare la giusta priorità alle cose da fare.
  2. È un modo per sgomberare la mente, perché una volta creata sarà la lista a ricordarti il da farsi e tu potrai concentrarti sull’azione.
  3. È un modo per organizzare la propria vita ma consente anche di passare all’azione
  4. Ti consente di avere una visione panoramica delle cose da fare e di non perdere traccia delle cose importanti e/o urgenti.

Fare una TO DO ST LIST per gestire al meglio la tua vita

La to do list è lo strumento delle persone di successo: fa una bella differenza svegliarsi alla mattina e avere dei progetti ordinati e chiari a cui dedicarsi.
Prima di esaminare come fare una to do list, è il caso di dare un’occhiata alla matrice di Eisenhower.

Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante

Questo ti servirà per dare la giusta priorità. Per stilare una buona lista di cose da fare è fondamentale, infatti, saper distinguere tra cose urgenti e importante.
Pertanto FALLA SEMPLICE: il mio solito motto. Non c’è niente di più intimidatorio di una lunga lista di cose da fare. Non sovraccaricarti di cose e valuta bene l’ordine delle priorità da rispettare. Distingui le cose urgenti, importanti, delegabili…

Primo Passo: FAI LA LISTA

Uno degli aspetti più difficili dell’elenco delle cose da fare è sedersi per crearne uno. Decidi in anticipo il momento in cui ti siederai a stilare i tuoi elenchi: può essere la mattina presto, l’ora prima di andare a letto.
Scegli il momento che pensi sia ottimale per te e rispetta questa disposizione.

Prendi carta e penna o utilizza un semplicissimo foglio word (poco importa). Io sono molto affezionata a carta e penna ma a volte sono quasi costretta ad utilizzare strumenti digitali, soprattutto nel caso in cui debba lavorare in team. Trova comunque il modo più congeniale a te.
E’ la tua to do ST list!

Per cominciare ricordati di segnarti tutto quello che ti viene in mente e che devi fare. Io ti consiglio semplicemente di scrivere tutto quello che vorresti fare nell’arco di tempo che preferisci, da pochi giorni, fino ad alcuni anni. Dal seguire quel corso, al pagare le bollette, a fare la spesa, a gestire il tuo lavoro. Avere una lista del genere, anche se può sembrare confusionaria, ti aiuterà fin da subito perché libera il cervello dal peso di dover ricordare tutto.

Secondo passo: SUDDIVISIONE AMBITI

Ora avrai il tuo foglio con scritte tutte le cose che devi fare e gli appuntamenti da dover rispettare.
Passiamo al secondo passo. Ti ricordo che questo è il modo che applico io e che trovo più congeniale, tu puoi sempre riadattarlo una volta che avrai preso dimestichezza con la tua to do ST list. Ti ricordo che non c’è un metodo universale, io ti do solo la mia idea e chissà magari puoi prendere spunto per creare il tuo metodo to do ST list.

A questo punto contraddistingui con dei colori l’ambito che le riguardano. Ci vuole tempo solo all’inizio perché per me ora è automatico collegare il colore verde allo sport, blu al lavoro, rosa al tempo libero…
Una volta trovati i colori evidenzia la tua lista

Ora hai il tuo foglio con lista delle task e relativi ambiti colorati.

Terzo passo: TEMPISTICA

Ora è il momento di capire quanto tempo quell’attività ti porterà via o semplicemente quanto tempo tu voglia dedicare a quell’attività per raggiungere il tuo obiettivo.
Non dimenticarti di inserire nella lista il riposo! Io ad esempio lo inserisco sempre dalle 13.30 fino alle 15 e dalle 21 fino alle 6.30.
Parlerò nei prossimi articoli dell’importanza del risposo, un’attività che non va
sottovalutata.

“Riposati ogni tanto; un campo che ha riposato dà un raccolto abbondante”.
(Ovidio)

 

Nell’indicare il tempo che necessitano le tue attività ricordati di fare una stima per eccesso: gli imprevisti sono sempre in agguato e non devono generarti stress. La tua to do list è uno strumento che deve supportarti e non ostacolarti.

Quarto passo: SOTTOCATEGORIE

Le sottocategorie ti serviranno per capire realmente quanto tempo e azioni richiede una determinata attività. Ad esempio: fare il passaporto. Mi raccomando scrivi “fare il passaporto”. Perché i verbi suggeriscono un’azione concreta.

Per questa attività devi aggiungere una serie di sottocategorie necessarie ad ultimare la tua attività. Per portare a termine l’attività “fare il passaporto” devi anche pagare il bollettino, fare fototessere, preparare moduli e documenti, recarti in questura. Da queste sottocategorie ti renderai conto che fare il passaporto prevede un certo tempo e non lo puoi programmare stasera per ultimarlo domani e la conclusione dell’attività sarà da rimandare alla settimana successiva.

Come gestisco la mia to do ST list?
Innanzi tutto esegui 2 tipi di controlli, in 2 momenti diversi della giornata:

1) Ogni mattina prima di iniziare il lavoro dedica 10 minuti a:

  • controllare la list
  • evidenziare le task giornaliere improrogabili
  • ad integrala se necessario (ad es. un appuntamento anticipato o una carissima amica che mi propone un pranzo dopo mesi che non ci vediamo)

2) La sera, terminata la mia giornata:

  • segna le cose che ho fatto e mi dico “brava, oggi sei riuscita a completare l’articolo per il blog, a fare follow up dei clienti…”
  • trascrivi al giorno successivo le cose che non sei riuscita a fare o che richiedono un ulteriore controllo

Se non riusci a finire tutto non è un problema. Succede a tutti quanti, soprattutto all’inizio della sperimentazione con le liste.

Impara a rimandare!

A fine giornata dai un’occhiata a quello che hai fatto e a quello che è rimasto da fare. Sposta le attività incomplete al giorno successivo, o a qualche giorno dopo; soprattutto usa questo momento di revisione per capire in che modo lavori.

Sei più efficace di mattina? Hai finito prima? La lista era poco chiara? Hai inserito troppe cose da fare?

Tutto questo ti servirà a gestire meglio il lavoro e la lista le prossime volte.

Uno stratagemma per i progetti di lungo periodo

Ritornano le sottocategorie. Ad esempio in questo momento sto portando avanti un progetto che non vedo l’ora di condividere con te. Questo progetto richiede tempo e molti passaggi per questo ho suddiviso il mio progetto in tante sotto categorie così da eseguire uno di questi con una periodicità prefissata.
In questo modo obiettivi che sembrano impossibili o molto lontani, assumano nel tempo una dimensione più umana.

Pensa ad esempio ad un libro da studiare di 500 pagine: puoi scrivere nella tua to do list settimanale: lunedi studiare 20 pagine (tempo 1 ora/ ambito lavoro), martedì studiare 20 pagine, mercoledì studiare 20 pagine, giovedì ripassare 30 pagine, venerdì ripassare 30 pagine. In questo modo a fine settimana avrai studiato e ripassato 60 pagine. Dopo un mese sei a metà dell’opera. Fantastico no?

Ecco perché creando una lista e alcune sottocategorie riuscirai a dare la giusta priorità alle cose da fare a breve termine (lista giornaliera e settimanale) ed avere una organizzazione per obiettivi anche per il lungo periodo (lista mensile o per progetto).

Passaggio finale

Non ti resta che preparare a tuo piacimento una tabella con i giorni della settimana, gli orari e riempirlo con le tue task e cioè, lo schema delle tue attività, evidenziando le celle del colore che hai attribuito all’ambito di apparteneza di quell’attività. Ti renderai subito conto a colpo d’occhio se ci sono troppi colori per gli ambiti lavorativi e pochi per quelli del tempo libero, se ci sono quindi troppe task e se è il caso di delegare o rimandare.

La cosa importante è tenere bene a mente i progetti a lungo termine e quindi tutte le cose che dovrai andare a reinserire nella to do ST list della prossima settimana perché quell’obbiettivo/attività non è ancora ultimato.

Vedrai che soddisfazione quando lo depennerai!

Nel mio plan non inserisco volutamente il sabato e la domenica perché concedersi due giornate senza programmi mi serve per ricaricarmi per la settimana successiva.

Concludo dicendoti che le to do ST list possono essere utilizzate per qualsiasi ambito, anche per organizzare un viaggio o programmare una dieta. Vuoi sapere come? Contattami sarò felice di darti qualche suggerimento.

Nel corso che ho pensato per te e che sto progettando per il 2019 inserirò comunque molte tecniche pratiche per farti stilare passo per passo la tua to do list che ti porterà senza ombra di dubbio al raggiungimento dei tuoi obiettivi. Troverai anche la to do ST list  creata da me, che potrai organizzare, personalizzare in modo semplice pratico e in linea con la mia community.

Continua a seguirmi😊

Vi aspetto per il prossimo articolo dove parlerò giustappunto dell’importanza del riposo per raggiungere il benessere.
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Ti ringrazio per aver letto il mio articolo

Tiziana
Lifestyle Trainer
vitadistile@vitaheaven.it

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